Budżet wydarzenia czy to coś ważnego?

with Brak komentarzy

Dziś o pieniądzach. A raczej o zaplanowaniu budżetu ważnego wydarzenia życiowego.

To bardzo istotny element każdej imprezy. Dla mnie, Ambasadorki  Klubu Kobieta i Pieniądze w Skoczowie, odpowiednie zarządzanie budżetem, nie tylko od święta to mega ważna sprawa. Mówi się, że pieniądze szczęścia nie dają, i samo posiadanie dla posiadania tego nie daje. Ale już wiele rzeczy kupionych za pieniądze daje sporo radości.

Tym bardziej jeżeli  wokoło na Instagramie czy Pinterście oglądamy tak wiele pięknych inspiracji , że od razu czujemy przypływ pomysłów o tym, jak zrobić wydarzenie naszych marzeń.  Potrzebujemy tylko znaleźć odpowiednich wykonawców, miejsce i jesteśmy szczęśliwi i zadowoleni 😀

Do czasu, kiedy przyjdzie nam za to zapłacić. Wtedy okazuje się, że wiele z pozoru tanich składowych spowodowało, że musimy zapłacić dużo więcej niż się spodziewaliśmy.

Załóż najpierw, jaką kwotę masz do dyspozycji!

W dzisiejszym  świecie mamy taką mnogość wyboru,  że nie trudno o zaskoczenie przy podsumowaniu kosztów. Dlatego ważnym jest żeby zająć się tym zanim pojawią się emocje i zaczniemy poszukiwania super dekoracji i atrakcji oraz ekstra sali!. Potrzebujesz zatrzymać się i odpowiedzieć na pytanie: „jaki mamy budżet?”

Określenie go pozwala założyć kwotę jaką mamy do dyspozycji i jaka jest w zasięgu naszych możliwości lub chęci wydania.

Warto przyjrzeć się wszelkim wydatkom w naszym życiu i zadecydować, o jakiej kwocie mówimy. Warto poświęcić czas na wspólną rodzinną rozmowę, aby wszystkie strony były zgodne co do wysokości planowanych kosztów.

Tworzenie budżetu i monitorowanie go od początku tworzenia planu wydarzenia powoduje, że możemy zweryfikować, na co za nią możemy sobie pozwolić.

Zrób listę gości.

Potrzebujemy policzyć ile osób chcielibyśmy zaprosić. Pozwoli to zobaczyć na co przy takiej ilości osób i określonej kwocie nas stać jeżeli chodzi o wybór sali i menu. Pamiętając, że ważne wydarzenie ma również inne aspekty i atrakcje i trzeba na nie również przeznaczyć konkretną ilość pieniędzy.

Wybieraj w granicach swoich możliwości i chęci wydania!

To istotne o tyle, że w momencie kiedy nie ustalimy wysokości budżetu i zaczniemy po prostu działać, to trafimy na miejsca z dużo droższymi ofertami. I jest duże prawdopodobieństwo, że spodobają nam się bardziej.  Bez dużej dyscypliny budżetowej  trudno będzie zdecydować się w takim wypadku na wybór czegoś, co podoba się mniej.

Bez planu emocje wezmą górę.

W przypadku ważnych imprez czy uroczystości zwykle pojawiają się emocje – że to wielkie wydarzenie i  że można chcieć samych cudownych rzeczy, „przecież nas stać i możemy dopłacić”.  Często coś, co w ten sposób skradło nasze serce przekłada się na dużo większą kwotę, jaką wydajemy.

Co później kończy się stresem na ostatniej prostej – kiedy zaczynamy się rozliczać, lub w końcu spisujemy, ile musimy przygotować pieniędzy do zapłacenia. I nagle okazuje się, że wychodzi dużo więcej niż sobie wyobraziliśmy, ale na tym etapie możemy już tylko wyciągać z konta. Stajemy się przez takie sytuacje nieświadomie mniej zadowoleni z imprezy, którą organizujemy, bo miało być tanio, ale nie wyszło.

Jeżeli natomiast od razu wiemy, na ile możemy sobie pozwolić, to np. będziemy oglądać tylko te miejsca, które mieszczą się w budżecie i spośród nich wybierzemy to, które spełnia nasze oczekiwania.

Bierz pod uwagę wszelkie składowe.

Pamiętaj! Jeśli wybierasz miejsce imprezy spisuj wszelkie koszty składowe, które składają się na ostateczną cenę za jedną osobę.  Może się okazać , że droższa opcja ma już wszystko czego szukasz w pakiecie, a do tańszej trzeba będzie kilka rzeczy doliczyć i ostatecznie wyjdzie drożej.

Może uda się taniej?

Negocjuj! Może okazać się, że są jakieś terminy,  na które można uzyskać dobrą ceną, albo dodatkową usługę.  Kto pyta nie błądzi. W najgorszym wypadku dowiesz się, że nie mają zniżek 😉 Natomiast uzyskane zniżki pozwolą przeznaczyć pieniądze na inne elementy. Jeżeli nie masz budżetu, zwykle nie masz też motywacji do negocjacji.

Miej czarno na białym.

Zatem jeżeli nie chcesz posiłkować się kartami kredytowi na samym końcu, na początku zabierz się za przygotowanie arkusza i systematycznie umieszczaj w nim wszelkie zaplanowane wydatki.

Dzięki temu czarno na białym będzie widać stan wykonania budżetu i pozwoli wszelkie dodatkowe atrakcje analizować przez pryzmat wpływu na bieżące wykorzystanie budżetu.

Zrób arkusz Excelu i zapisuj ceny i kwoty w każdym z wybranych miejsc, uwzględniając wszelkie składowe.  Zobacz, ile ostatecznie wychodzi za całość.

Monitoruj od samego początku!

Monitoruj na bieżąco, ile już jest zaplanowane.   Wtedy zobaczysz, jakie aspekty się składają na Twoje wydarzenie i ile potrzebujesz jeszcze mieć budżetu do dyspozycji.

Nie czekaj z uzupełnianiem arkusza do zakończenia imprezy, bo suma może Cię nie zbyt pozytywnie zaskoczyć. Czasami kilka drobnych zł w przeliczeniu na konkretną ilość gości robi spora sumę.

Kontroluj ile już wydane.

Na ostatniej prostej może pojawić się mnóstwo rzeczy i pomysłów, które by cudownie się prezentowały i wyglądały i koniecznie musimy je mieć. Wtedy trzeba trzymać się planu i zobaczyć, czy damy radę je znaleźć na nie wolne środki.

Zacznij od planowania budżetu na starcie a na końcu będziesz miał jasność tego ile wydasz i czego masz się spodziewać. Nie będziesz zaskoczony kwotą która ma zostać wydana.

Miej wpływ!

Nie zostawiaj finansowych decyzji  myśleniu i zastanawianiu, miej aktywny wpływ na kształtowanie wysokości wydatków.