Jak zabrać się za organizację przygotowań do ważnego życiowego wydarzenia?

with Brak komentarzy

Jak zabrać się za organizację przygotowań do ważnego życiowego wydarzenia?

 

Miejsce na organizację wybrane, budżet zaplanowany, goście zaproszeni, menu wybrane – zatem decyzje dotyczące głównych składowych każdego ważnego wydarzenia życiowego zostały już dawno podjęte.

Teraz czas na przygotowania, które pojawiają się przed samą imprezą. Jak je zaplanować, aby ułatwić sobie ich realizację? Jak się do nich przygotować, aby nie odebrały radości z samego wydarzenia i pomogły uniknąć stresu związanego z pytaniem czy o niczym nie zapomnieliśmy?

Jeżeli czytacie mnie już jakiś czas to się nie zdziwicie jeżeli napiszę „zacznij od PLANU”, a raczej w tym wypadku – HARMONOGRAMU działania. Odpowiednie jego przygotowanie pozwoli o niczym nie zapomnieć 😉 a do tego mieć czas dla gości czy po prostu na świętowanie ważnej uroczystości na samej imprezie 😉

Poniżej kilka ważnych wskazówek jak się zabrać do jego przygotowania:

  1. Zbierz wszelkie rzeczy do zrobienia i załatwienia w jednym miejscu.

Zbierz w jednym miejscu wszelkie karteczki i wizytówki z ustaleniami co do daty i godziny odbioru, przygotowania, stawienia się w jakimś miejscu czy spotkania z osobami, które przygotowują coś lub świadczą usługę dla Ciebie w dniu uroczystości.  Przejrzyj je. Zobacz, które już są wykonane i  zostaw tylko te, z którymi trzeba coś jeszcze zrobić.

  1. Zrób harmonogram działań. Weź kartkę i długopis. Bądź stwórz arkusz w Excelu.

Z rzeczy, które zgromadziłeś stwórz harmonogram przygotowań. Zapisz daty i godziny, kiedy musisz coś zrobić i gdzieś być.

To pozwoli ci niczego nie przegapić, o niczym nie zapomnieć oraz nie umówić w dwóch miejscach o tej samej porze.

Zapisz w harmonogramie rzeczy do zabrania i wszystko o czym nie możesz zapomnieć i co należy kupić, przygotować wcześniej. Wszelkie ustalenia odnośnie ważnych składowych i innych kwestii, które są do załatwienia i ustalenia.

  1. Zapisz ważne numery telefonów do podwykonawców i usługodawców.

Zrób miejsce w harmonogramie na numery telefonów. To sprawi, że będziesz miał kontakty w jednym miejscu  i nie będzie trzeba ich poszukiwać, jeżeli trzeba się będzie skontaktować.  Ułatwi to również kontaktowanie się , jeżeli ktoś będzie miał zadzwonić gdzieś w Twoim imieniu .

  1. To co możesz zrób na tyle wcześniej ile możesz.

Nie zostawiaj tego co jest do przygotowania na ostatni moment, żeby było jak najmniej nerwowo w ostatnie dni poprzedzające szykowane wydarzenie czy imprezę.

To dość istotna kwestia, która pozwala wnieść dużo spokoju w przygotowania, a często jest pomijana. I efekt jest taki, że zostawiamy dużo zadań na później, bo „mamy jeszcze czas” i zdążymy.

Potem okazuje się, że nie wszystko udaje nam się kupić tak szybko jak planowaliśmy, nie mamy możliwości załatwić czego trzeba tak sprawnie jak założyliśmy i pojawiają się niepotrzebne nerwy, ponieważ aspekty zaplanowane do załatwienia  zaczynają się nawarstwiać. Terminy załatwienia się przeciągają i mamy coraz więcej do ogarnięcia, a coraz mniej czasu. Do tego pojawia się stres związany z samym wydarzeniem i robi się coraz bardziej emocjonalnie L Zamiast czuć ekscytację i radość w związku z ważnym wydarzeniem, czujemy strach, że się czegoś nie uda załatwić . Zatem, o ile jest to możliwe, zabierzmy się za coś co może leżeć przygotowane wcześniej. Przed samym wydarzeniem po prostu będziemy mieć to gotowe, kupione, załatwione i jedyne o czym będziemy musieli pamiętać to żeby nie zapomnieć tego zabrać 😉

  1. Zrób plan samego dnia ważnego wydarzenia. Umieść w nim ważne rzeczy do załatwienia i zrobienia oraz planowane kwestie do przygotowania, odbioru czy realizacji usługi.

Pozwoli to zaplanować dany dzień w czasie. Wiedzieć, że jeżeli jesteśmy umówieni do fryzjera to nie możemy w tym czasie być po odbiór tortu. Będzie dzięki temu widać czarno na białym,  że albo potrzebujemy np. przesunąć odbiór albo ktoś inny musi zrobić coś za nas.

  1. Deleguj zadania.

Ważne wydarzenie wymaga więcej przygotowań niż zwykłe urodziny. Potrzeba więc zaangażowania i pomocy  innych osób. Jeżeli jesteście w teamie rodzina, podzielcie się zadaniami – niech w harmonogramie będzie informacja, kto czym się zajmie i za co jest odpowiedzialny.

Pamiętaj, każde ważne wydarzenie to wspólny czas. Jeżeli nie podzielisz się obowiązkami będziesz mega zmęczony, niezadowolony, a już na pewno nie będziesz miał ochoty na uśmiechanie się do gości. Zadbaj zatem oto, by się podzielić przygotowaniami zarówno przed, jaki i w trakcie samego wydarzenia.

  1. Pilnuj budżetu – na ostatniej prostej mogą powstać nieprzewidziane wydatki i warto je okiełznać 😉

Wpisz do harmonogramu ustalone ceny za konkretne usługi oraz sposób rozliczenia ustalony z usługodawcą. Pozwoli to wiedzieć kiedy i ile pieniędzy będzie potrzebne, czy muszę mieć jakąś gotówkę na imprezie itp.

Zbieraj paragony, spisuj wydatki na bieżąco i pilnuj, żeby nie przekroczyć ustalonego budżetu.

Działaj zgodnie z planem, a jeżeli coś idzie nie po twojej myśli postaw na spontaniczność i miej dobry humor. On się udzieli Twoim gościom! Zrobiłeś co w twojej mocy, żeby zaplanować wydarzenie życiowe, zatem ciesz się nim i celebruj go.  To jest bardzo ważne.  To ten moment w życiu jest istotny i cenny. Doceniaj swój trud i pracę. Pamiętaj!  Tylko Ty widzisz, że coś poszło inaczej niż było w planach. Nie na wszystko mamy wpływ, ważne żeby niespodziewane sytuacje nie zabrały Tobie istoty ważnego wydarzenia jakie świętujecie 🙂